ZASADY ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI W FIRMIE/INSTYTUCJI

Informacje podstawowe o szkoleniu:

CEL SZKOLENIA:
Nabycie umiejętności i niezbędnej wiedzy w zakresie właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania właściwego obiegu dokumentów wewnątrz firmy, a także profesjonalnego przechowywania dokumentów.

Szkolenie skierowane jest do:

Adresaci szkolenia
Szkolenie (warsztat) skierowane jest do wszystkich pracowników wytwarzających lub przejmujących w ramach swoich obowiązków jakikolwiek rodzaj dokumentacji (kadry, księgowość, archiwum zak?adowe, sekretariaty).

Program szkolenia:

Program szkolenia

1.Podstawowe regulacje prawne oraz wymogi praktyczne określające postępowanie z dokumentacją w firmie
-Przepisy ogólne oraz przepisy branżowe
-Zasady tworzenia przez firmę własnych normatywów i instrukcji
-Tryb i zakres wprowadzania przez firmę zmian we własnych regulacjach
-Prezentacja podstawowych pojęć i terminów (kategoria archiwalna, rzeczowy wykaz akt itp.)

2.Rodzaje dokumentacji biurowej i zasady jej klasyfikowania
-Przegląd najważniejszych rodzajów dokumentacji biurowej w sekretariacie, księgowości oraz w kadrach
-Ćwiczenia praktyczne w zakresie klasyfikacji dokumentacji i pism w oparciu o obowiązujące w firmach rzeczowe wykazy akt

3.Obieg dokumentacji w firmie
-Podstawowe systemy kancelaryjne: dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany
-Zasady przyjmowania i wysyłania korespondencji
-Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
-Przykłady rejestrów i pomocy ewidencyjnych, np. rejestr faktur czy ewidencja faksów i przesyłek kurierskich
-Przekazywanie dokumentów z biura do archiwum firmy
-Zasady postępowania z dokumentacją, której okres przechowywania upłynął (ocena, brakowanie i niszczenie dokumentów)

4.Ćwiczenia w zakresie sposobów formowania jednostek kancelaryjnych i archiwalnych (teczek, pudeł archiwizacyjnych)
-Nadawanie zawartości teczek i pudeł odpowiedniego porządku wewnętrznego
-Omówienie poszczególnych elementów opisu teczek (tytuł, kategoria archiwalna, znak teczki itp.)
-Ćwiczenia praktyczne w zakresie tworzenia stron tytułowych na wybranych rodzajach dokumentacji kadrowej, księgowej i administracyjnej
-Zasady tworzenia sygnatur archiwalnych

5.Warunki przechowywania dokumentów w biurze oraz w archiwum firmy
-Lokal archiwum – wyposażenie i zabezpieczenia
-Rodzaje regałów, teczek i pudeł archiwizacyjnych
-Utrzymywanie odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach archiwum
-Postępowanie w sytuacjach awaryjnych: zagrożenie pożarowe, zalanie wodą, zagrzybienie dokumentów itp.

6.Postępowanie z dokumentacją w przypadku zmiany przepisów, reorganizacji, likwidacji lub upadłości firmy
-Podstawowe obowiązki spoczywające na syndykach i likwidatorach
-Obowiązki organów założycielskich
-Obowiązki spadkobierców prawnych
-Współpraca z Archiwum Państwowym i archiwami depozytowymi

7.Przechodzenie od dokumentu papierowego do elektronicznego – szanse i ograniczenia
-Korzyści oraz bariery w przechodzeniu z dokumentu papierowego na elektroniczny
-Od digitalizacji danych do e-dokumentu
-Luki w przepisach wykonawczych oraz ich skutki praktyczne dla firm
-Podpis elektroniczny

8. Zagadnienia wybrane:
- akta osobowe i dokumentacja finansowa dotycząca pracowników, podlegająca archiwacji,
- zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych i innych dokumentów finansowych mających wpływ na prawo i wysokość świadczeń w zakresie uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych;
- umowy o pracę, przyjęcie odpowiedzialności materialnej, zmiana warunków pracy i płacy, nowe angaże, zgoda na potrącanie wynagrodzenia, karty zasiłkowe, karty urlopowe, dokumenty o zdobytych kwalifikacjach pracowników, świadectwo pracy, dokumentowanie pracy w warunkach szczególnych, wysokość wynagrodzeń, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu,
- skutki wadliwie archiwizowanej dokumentacji,
- odpowiedzialność pracodawcy za wyrządzoną pracownikowi szkodę.

Informacje o prelegentach:

w przygotowaniu

Ceny:

• 260 - Lublin 22 września 2010
• 390 - Kraków 18 października 2010
• 430 - Łódź 15 listopada 2010
• 380 - Kraków 2 grudnia 2010
• 260 - Lublin 7 grudnia 2010

Cena zawiera:

* materiały w formie wydrukowanej oraz elektronicznej * serwis kawowy * imienne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia * indywidualne konsultacje z wykładowcą w trakcie szkolenia * możliwość rezerwacji zakwaterowania za dopłatą

Dofinansowanie z UE:

Nie.

Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:

Przy zgłoszeniu 2 osób udzielamy - 5 % rabatu, przy zgłoszeniu powyżej 3 osób - 7 %rabatu.

Zgłoszenia prosimy przesyłać e-mailem, faxem, pocztą. Potwierdzenie wysyłamy zgłoszonym uczestnikom 5 dni przed szkoleniem. Prosimy o dokonywania wpłat za szkolenie na konto Fundacji:
Lukas Bank S.A. o/ Lublin 13 1940 1076 3035 4449 0000 0000

ZASADY ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI W FIRMIE/INSTYTUCJI