PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA ZARZĄDZANIE SEKRETARIATEM

Informacje podstawowe o szkoleniu:

Pogłębienie wiedzy oraz doskonalenie kompetencji zawodowych i interpersonalnych niezbędnych w pracy na stanowisku sekretarki i asystenta, a więc m.in:
- doskonalenie umiejętności komunikowania się z szefem oraz klientami
wewnętrznymi i zewnętrznymi podczas kontaktów osobistych i przez telefon;
- doskonalenie umiejętności psychospołecznych podnoszących jakość pracy .
-zapoznanie z systemami kancelaryjnymi, sposobami rejestracji, klasyfikacji pism i informacji oraz pełnym trybem postępowania z informacją, jej zbieraniem, przetwarzaniem, przekazywaniem i archiwizowaniem.
- poznanie zasad prowadzenia korespondencji- sporządzania dokumentów na komputerze i redagowania pism służbowych, wykorzystania środków technicznych do zwiększenia efektywności pracy .
- poszerzenie wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie przygotowywania
podróży służbowych szefa i postępowania podczas jego nieobecności.

Szkolenie skierowane jest do:

Pracowników sekretariatów, asystentów dyrektorów zatrudnionych w przedsiębiorstwach oraz administracji publicznej.

Program szkolenia:

1. Wpływ kultury osobistej asystentki / asystenta dyrektora na tworzenie wizerunku firmy – sposoby podniesienia skuteczności w budowaniu wizerunku organizacji i jego wpływ na budowanie relacji z otoczeniem przedsiębiorstwa, sekretariat jako część biura, sprawność działania sekretariatu, obowiązki asystentki- sekretarki, funkcje sekretariatu.

2. Sprawna komunikacja z klientem, współpracownikami i szefem
• rozwijanie precyzji w komunikacji
• techniki poprawiające porozumiewanie się
• bariery komunikacyjne i sposoby ich likwidowania
• kontrola emocji
• zjawisko „przeniesienia” i „indukowania agresji”,
• sztuka wywierania wpływu na klienta wewnętrznego i zewnętrznego poprzez perswazję,” podążanie za”, paradoks i inne techniki,
• rozwiązywanie sytuacji konfliktowych,
• usuwanie obiekcji i zastrzeżeń klienta,
• standardowe i niestandardowe techniki rozwiązywania konfliktów,
• mowa ciała i jej wpływ na budowanie prawidłowych relacji.

3. Obsługa interesantów w kontakcie bezpośrednim i telefonicznym
• przyjmowanie gości i interesantów w sekretariacie i gabinecie szefa,
• obsługa klienta przez telefon,
• trudne procedury w obsłudze interesantów przez telefon,
• emocje okazywane podczas rozmów przychodzących oraz ich wpływ na decyzję klienta,
• szybkie metody przynoszące relaks w miejscu pracy.

6. Organizacja pracy w kancelarii i sekretariacie
• znaczenie i zasady pracy biurowej, specyfika pracy
• obieg dokumentacji w firmie
• instrukcja kancelaryjna , systemy kancelaryjne
• rodzaje współczesnej dokumentacji biurowej
• przyjmowanie dokumentów wpływających do firmy
• nadawanie dokumentów wychodzących z firmy
• sposób prowadzenia dziennika korespondencji
• segregowanie dokumentacji firmy i jej rozdzielanie wg przeznaczenia
• sposoby zabezpieczania i przechowywania dokumentacji
• terminarz- plan pracy szefa, współpraca z szefem
• organizowanie czasu pracy

7. Zasady komunikacji pisemnej
• pisma zewnętrzne i wewnętrzne,
• elementy składowe treści pisma (wprowadzenie, przedstawienie problemu, uzasadnienie, wnioski) w zależności od rodzaju korespondencji,
• budowa tekstu reklamowego,
• metody redagowania pism (indukcyjna i dedukcyjna),
• wymogi stylu pism,
• skróty w korespondencji,
• zasady dzielenia wyrazów w korespondencji, znaki interpunkcyjne i symbole,
• sposoby wyróżniania elementów pisma, numeracja wielostopniowa i dziesiętna,
• kształtowanie public relations w korespondencji, zasady edycji tekstu,
• układy graficzne pism (blokowy i a linea); zasady ich sporządzania na komputerze,
• sporządzanie pism na blankietach korespondencyjnych, papierze bez nadruku, pisma z tytułem, formularze (rejestry telefonów)- rozmieszczenie elementów pisma w edytorze Word,
• wykorzystanie edytora do sporządzenia korespondencji (szablony i wzorce, własne szablony, marginesy, układ strony, nagłówek i stopka, wcięcia i odstępy, podziały wierszy, operacje na czcionkach),
• użycie tabulatora, tabeli i wcięcia w zależności od rodzaju pisma,
• korespondencja seryjna w adresowaniu kopert, etykiet i nagłówków pism, tworzenie i korzystanie z adresowych baz danych odbiorców,
• paginacja stron.

8. Przygotowanie podróży służbowej szefa
• uzgodnienie programu i umówienie rozmówców na określony termin w określonym miejscu,
• przygotowanie odpowiednich dokumentów, materiałów, informacji,
• ustalenie sposobu kontaktowania się z szefem,
• przygotowanie informacji lub relacji z ważniejszych wydarzeń podczas jego nieobecności,
• wypełnienie druku i rozliczanie delegacji służbowej, jeśli firma jest mała.

9. Archiwizacja dokumentów
Podział na grupy dokumentów archiwalnych:
• podstawowe oznaczenia dokumentów archiwalnych,
• przekazanie akt do archiwum,
• spis zdawczo – odbiorczy,
• spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę,
• sposoby zabezpieczania i przechowywania dokumentacj,
• zasady archiwizowania dokumentów,
• ustawowe okresy przechowywania danych.

Informacje o prelegentach:

– doświadczony wykładowca, praktyk, specjalista z zakresu
korespondencji biurowej i dokumentacji kancelaryjnej, organizacji pracy biura i sekretariatu.

Ceny:

• 980 - zł

Cena zawiera:

udział w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwa kawowa, zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu

Dofinansowanie z UE:

Nie.

Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:

• Zgłoszenia prosimy przesyłać faxem/pocztą z podpisem i pieczątką osoby decyzyjnej.
• Zgłoszenie przesłane e-mailem ma formę wstępnej rezerwacji
• Potwierdzenie i rachunek wysyłamy zgłoszonym uczestnikom 7 dni przed szkoleniem
• W przypadku rezygnacji z udziału w szkoleniu-zwrotu całości kwoty dokonujemy na podstawie pisemnej lub telefonicznej informacji do 10 dni przed szkoleniem

PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA ZARZĄDZANIE SEKRETARIATEM